День села – це одне з найпопулярніших святкувань у українських громадах. Це чудовий час, коли жителі села збираються разом, щоб відзначити свою історію, культуру та спільноту. Якщо вам доручили організувати такий великий захід, то ви розумієте, наскільки це складне завдання. Але не хвилюйтеся! У цій статті я розповім вам про десять кроків, які допоможуть вам організувати незабутнє святкування дня села.
Крок перший: збір команди організаторів
Перше, що вам потрібно зробити – це зібрати надійну команду однодумців. Ви не зможете організувати весь захід самостійно, тому потрібні люди, які розділятимуть вашу відповідальність і мають різні навички.
Рекомендується призначити таких членів команди:
• Голова організаційного комітету – керує загальним процесом і приймає остаточні рішення
• Відповідальний за програму – займається музичною та культурною частиною
• Координатор розписання подій – слідкує за часом проведення кожного етапу
• Казначей – управляє бюджетом і витратами
• Відповідальний за безпеку – забезпечує порядок під час заходу
• PR-спеціаліст – займається інформуванням громади про святкування
• Координатор волонтерів – керує групою помічників
Ідеальна команда має складатися з 7-10 осіб. Вони повинні мати досвід організації подій або бути дуже мотивованими. Важливо, щоб кожен член команди був відповідальним і надійним.
Крок другий: визначення дати та бюджету
Перед тим, як розпочати планування, необхідно визначити конкретну дату святкування та примерний бюджет.
Вибір дати
День села зазвичай святкують у літні місяці, найчастіше з травня по вересень. Краще всього вибрати дату:
• На початку літа (травень-червень) або в кінці (серпень-вересень)
• Коли більшість людей не працюють у полях
• За кілька місяців до планованої дати святкування
Визначення бюджету
Середній бюджет для святкування дня села становить від 5 000 до 50 000 гривень, залежно від розміру села та амбітності програми. Розподіліть бюджет так:
• 35% – оренда сцени, обладнання, звукової апаратури
• 25% – призи та подарунки для переможців конкурсів
• 20% – оплата артистів і музикантів
• 15% – харчування для команди організаторів
• 5% – непередбачені витрати
Пошукайте фінансування у місцевих органів влади, спонсорів та благодійних організацій. Громада Старосільця близько Києва, наприклад, збирає кошти через місцеві підприємства та благодійні внески.
Крок третій: вибір місця проведення
Вибір правильного місця – це критично важливо для успіху вашого святкування.
Ідеальні місця для дня села:
• Центральна площа або парк села
• Територія біля місцевої школи або клубу
• Відкритий простір біля церкви
• Території культурних центрів
Критерії вибору місця:
• Розмір – місце має вмістити всіх жителів села
• Доступність – легко дістатися для людей з різних районів села
• Безпека – відсутність небезпечних об’єктів, достатня освітленість
• Вода та електрика – наявність необхідних комунікацій
• Паркування – місце для припаркування автомобілів
• Погодні умови – краще, якщо місце має природний захист від дощу
За 3-4 місяці до святкування зв’яжіться з власниками або управліннями місця, щоб узгодити деталі та отримати необхідні дозволи.
Крок четвертий: розроблення програми святкування
Це найтворча та найважливіша частина організації. Програма повинна включати різноманітні розваги для всіх вікових груп.
Рекомендована структура програми дня села:
Ранок (9:00-11:00)
• Урочисте відкриття святкування
• Промови керівника села та почесних гостей
• Піднесення державного прапора
• Встановлення символіки села
Денна програма (11:00-15:00)
• Концертні номери місцевих артистів
• Виступи дітей з українськими танцями та піснями
• Спортивні змаганння (естафети, перетягування каната)
• Конкурси для дітей (малювання, конкурси талантів)
• Ярмарок місцевих товарів та ремесел
• Розповсюдження інформаційних матеріалів про село
Обідня пауза (15:00-16:00)
• Перерва для відпочинку
• Вживання їжі та напоїв
Вечірня програма (16:00-21:00)
• Виступи запрошених артистів або фольклорних гуртів
• Конкурси для дорослих
• Розіграш призів та подарунків
• Танці під живу музику або DJ
• Фейєрверк або світлова шоу (якщо бюджет дозволяє)
Крок п’ятий: організація культурної програми
Культурна програма – це серце вашого святкування. Саме вона залишатиме найяскравіші спогади у людей.
Де взяти артистів:
• Місцеві таланти – запросіть вчителів музики, танцю, учнів музичної школи
• Районні культурні центри – звертайтеся в міські установи культури, наприклад, Центр культури міста Барвінкова або аналогічні заклади
• Любительські колективи – пошукайте місцеві гурти, ансамблі, театральні студії
• Запрошені артисти – за наявності бюджету запросіть регіональних виконавців
Програма культурної частини повинна включати:
• Українські народні пісні та танці
• Сучасні музичні номери
• Комедійні номери або гумористичні скетчі
• Інструментальну музику
• Хорові виступи
• Дитячі номери
Завчасно зв’яжіться з усіма артистами, узгодьте час виступу, технічні вимоги та оплату. Складіть чіткий розклад, який буде доступний для всіх виконавців.
Крок шостий: організація спортивних та розважальних заходів
Спортивні змаганння та конкурси – це невід’ємна частина дня села, особливо для дітей та молоді.
Спортивні заходи:
• Естафета – найпопулярніший вид змагання на дні села
• Перетягування каната – змагання для команд дорослих
• Стрибки в довжину – для осіб різних вікових категорій
• Метання ядра – традиційне змагання
• Пробіг на дистанцію – спортивна змагання для різних вікових груп
• Велосипедні гонки – якщо є відповідна територія
Розважальні конкурси:
• Конкурс красивого виконання народної пісні
• Конкурс знавців історії села
• Конкурс малювання для дітей на асфальті
• Конкурс поетичного слова
• Конкурс костюмів або масок
• Інтелектуальна гра “Своя гра” про село
• Конкурс сімейних команд
Для кожного конкурсу передбачте призи. Це можуть бути цінні подарунки, грамоти, медалі або грошові премії.
Крок сьомий: підготовка технічного забезпечення
Без належного технічного обладнання ви не зможете проводити якісну програму.
Необхідне обладнання:
• Сцена – висотою приблизно 1-1,5 метри з міцною конструкцією
• Звукова система – динаміки, мікрофони, змішувач (мікшер)
• Освітлення – прожектори для вечірньої частини, світлові ефекти
• Мікрофони – як мінімум 2-3 мікрофони для ведучих
• Музичне обладнання – гітари, барабани, синтезатор (якщо необхідно)
• Столи та стільці – для членів журі, організаторів, гостей
• Намети або павільйони – для захисту від сонця та дощу
• Туалети – мобільні туалети для гостей
• Контейнери для сміття – для збереження чистоти
Зв’яжіться з компаніями, які надають послуги оренди обладнання в вашому регіоні. Наприклад, у Полтавській області такі послуги надає компанія “Событие”, у Чернівецькій області – “Альфа-Шоу”.
Переконайтеся, що весь технік прибуває на місце за день до святкування для перевірки та налаштування обладнання.
Крок восьмий: залучення волонтерів і розподіл обов’язків
Волонтери – це реальні герої кожного великого заходу. Їхня допомога неоцінима.
Де набрати волонтерів:
• Учні школи та студенти
• Жителі села, які хочуть допомогти
• Місцеві організації та товариства
• Релігійні громади
Обов’язки волонтерів:
• Реєстрація гостей – ведення списків присутніх
• Охорона порядку – забезпечення безпеки під час заходу
• Роздача програм – інформування гостей про розклад подій
• Допомога учасникам конкурсів – збір документів, координація учасників
• Прибирання – збирання сміття, прибирання територій
• Раціонник – видача їжі та напоїв (якщо передбачено)
• Першої допомоги – мінімальна медична допомога, якщо необхідно
• Паркування – організація припаркування автомобілів
Виступ волонтерів за тиждень до святкування для проведення інструктажу. Видайте їм спеціальні жилети або бейджики для визначення.
Крок дев’ятий: реклама та інформування громади
Якщо люди не знатимуть про святкування, вони не прийдуть. Тому інформування громади – це критично важливо.
Канали інформування:
• Радіо – оголошення на місцевому радіо за місяць до заходу
• Афіши та оголошення – розміщення на дошках оголошень у селі
• Газети – місцева газета або журнал села
• Соціальні мережі – сторінка села на Facebook, Instagram
• Громадські зібрання – розповсюдження інформації на зібраннях жителів
• Усна інформація – розповсюджування через вчителів, вчених, керівників організацій
Рекомендації по контенту оголошення:
• Дата і час святкування
• Місце проведення з детальним описанням як дістатися
• Коротка програма заходу
• Контактна інформація організаторів
• Прохання до жителів про участь як артистів, волонтерів або гостей
Розповсюджуйте інформацію за 2-3 місяці до заходу, потім повторіть за місяць, за два тижні та за кілька днів до святкування.
Прикладом успішної інформаційної кампанії служить святкування дня села Великоолександрівка в Запорізькій області, де організаторки скористалися комбінацією традиційних та сучасних методів комунікації, що привело до близько 70% участі жителів.
Крок десятий: проведення святкування та контроль якості
Нарешті наступає день Х! Але робота далеко не закінчена. Потрібно перевірити, щоб усе відбувалося за планом.
День перед святкуванням:
• Перевірка всього обладнання
• Підготовка сцени, освітлення, звукової системи
• Розташування столів та стільців
• Перевірка наявності всіх необхідних матеріалів
• Остаточний інструктаж волонтерів
• Перевірка наявності першої допомоги
День святкування (за години до його початку):
• Прибуття всіх членів команди організаторів
• Тестування обладнання
• Розміщення інформаційних дошок
• Остаточна перевірка програми
• Готівність волонтерів на своїх місцях
Під час святкування:
• Постійне спілкування з ведучим про розклад подій
• Контроль за виступами артистів
• Вирішення непередбачених проблем
• Забезпечення безпеки учасників
• Контроль за якістю звуку та освітлення
• Фотографування важливих моментів
Після святкування:
• Забирання та організація обладнання
• Прибирання територій
• Подяка волонтерам та артистам
• Збір відзивів від гостей
• Розрахунок витрат
• Підготовка звіту про проведення заходу
Поради з організації святкування
Нижче наведено кілька практичних порад, які допоможуть вам уникнути поширених помилок:
Перш за все, переконайтеся, що ви маєте дозволи:
Свідомості місцева влада про ваш захід, щоб отримати дозволи на використання місця та проведення заходу. Це допоможе уникнути проблем з органами влади.
Про безпеку:
Завжди мають бути поліцейські або охоронці на місці святкування. Це особливо важливо, якщо під час заходу будуть фейєрверки чи інші піротехнічні вироби.
Враховуйте погоду:
Перевіривайте прогноз погоди перед святкуванням. Мати резервні плани на випадок дощу – це обов’язково.
Починайте вчасно:
Дотримуйтеся розкладу. Не затримуйте програму, це розчаровує людей. Також закінчуйте в розрахунковий час, щоб люди могли спланувати своїй вечір.
Робіть перерви:
Довгі програми без перерв можуть надокучити. Робіть перерви, щоб люди змогли відпочити, перекусити та спілкуватися.
Збирайте відзиви:
Роздавайте спеціальні форми зі запитаннями для гостей про враження від святкування. Це допоможе вам поліпшити наступне святкування.
Відзиви та досвід організаторів
Мария Василівна, голова організаційного комітету села Грудки-Ліпки (Вінницька область):
“Організація дня села – це не легко, але дуже задовільно. Ми проводимо це святкування уже п’ять років, і з кожним роком він стає все кращим. Головне – це мати добру команду та розпочати планування за кілька місяців до заходу. Я рекомендую всім організаторам дня села точно дотримуватися розкладу та завжди мати резервні плани на випадок непередбачених обставин.”
Василь Петрович, голова організаційного комітету села Золотопіль (Полтавська область):
“Найбільша помилка, яку ми допустили на першому святкуванні дня села – це недостатня кількість волонтерів. Тепер ми залучаємо мінімум 30-40 волонтерів, залежно від розміру села. Також важливо своєчасно налагодити контакт з артистами та переконатися, що вони розуміють вимоги до часу виступу та технічного обладнання.”
Наталія Сергіївна, учителька музики села Красний Щит (Львівська область):
“День села дає нам нагоду показати таланти нашої молоді та дітей. Я завжди рекомендую включати до програми виступи місцевих дітей та молоді. Це не тільки розважає гостей, але й дає дітям впевненість у своїх силах. Крім того, це економить бюджет святкування, тому що ви не повинні платити за всіх артистів.”
Висновок
Організація дня села – це велика відповідальність, але також велика честь. Дотримуючись цих десяти кроків, ви зможете створити незабутнє святкування, яке буде запам’ятане жителями村 на довгі роки. Починайте планування за кілька місяців до заходу, залучайте до роботи надійних людей, та не забувайте, що головна мета – це зібрати спільноту разом та відзначити їх історію та культуру.
Успіху вам у організації святкування дня села!
